Главное о правильном оформлении отпуска
Процесс оформления отпуска состоит из пяти этапов и включает составление графика отпусков, уведомление сотрудника о предстоящем отдыхе, издание приказа, выплату отпускных и занесение информации в табель учета рабочего времени. В таблице подробнее расскажем о том, как правильно отправить работника в отпуск в 2026 году.
| Как правильно оформить отпуск | Утвердить график отпусков; уведомить сотрудника об отдыхе; издать приказ; выплатить отпускные; внести информацию в личное дело и табель учета рабочего времени |
| Длительного ежегодного отпуска | Не менее 28 календарных дней |
| Как рассчитываются отпускные | Берется весь заработок сотрудника за 12 календарных месяцев, предшествующих отдыху. Полученная сумма делится на количество календарных дней за отработанный период. В средний заработок включаются компенсационные и стимулирующие выплаты |
| Как считается длительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска | В календарных днях, при этом нерабочие праздничные дни в период отпуска не включаются и не оплачиваются. Обычные выходные дни включаются в расчет, за них сохраняется средний заработок |
| Когда выплачиваются отпускные | За три календарных дня до начала отпуска |
Как оформить отпуск работника: пошаговая инструкция
Предоставление отпуска — обязанность работодателя, поэтому именно он контролирует своевременное использование работниками своего права на оплачиваемый отдых. Приведем алгоритм действий, который поможет грамотно оформить отпуск работника.
1. Утвердите график отпусков
Работники отдыхают в соответствии с графиком отпусков, который утверждается за две недели до конца года. С ним обязательно нужно ознакомить весь коллектив.
2. Уведомите работника о начале отпуска
Работодатель обязан за две недели до наступления отпуска уведомить о нем сотрудника (5).
«Уведомление делается в произвольной форме. Допускается в качестве уведомления ознакомить сотрудника с приказом об отпуске, но двухнедельный срок должен соблюдаться», — рассказала Светлана Титор, кандидат юридических наук, доцент кафедры частного права Государственного университета управления.
3. Издайте приказ об отпуске
Приказ о предоставлении отпуска оформляется по форме Т-6 или форме работодателя не позднее чем за две недели до его начала, работника нужно ознакомить с ним под роспись. Сам документ должен быть готов не менее чем за три календарных дня до даты отпуска — это необходимо для своевременного расчета и выплаты отпускных.
4. Выплатите сотруднику отпускные
«За три календарных дня до начала отпуска работодатель обязан выплатить сотруднику отпускные — это средний заработок за период отпуска. Выплачивают отпускные тем способом, которым работнику перечисляют заработную плату: на банковскую карту или наличными», — рассказала эксперт.
5. Занесите информацию об отпуске в табель учета рабочего времени
Специалист отдела кадров вносит соответствующие записи в табель учета рабочего времени и личную карточку сотрудника. Дни нахождения в отпуске обозначаются буквенным кодом «ОТ» либо цифровым — «09».
Вопросы и ответы
Ответим на самые распространенные вопросы, связанные с правильным оформлением отпуска сотрудника.
1. Сколько дней должен длиться ежегодный оплачиваемый отпуск?
Он предоставляется на срок не менее 28 календарных дней. У некоторых работников закон устанавливает большую продолжительность, например, для несовершеннолетних — 31 календарный день, для инвалидов — 30 календарных дней. Есть еще удлиненные отпуска. Например, для педагогов — 56 календарных дней.
«Если отпуск предоставляется на меньший срок, то речь идет о его “части”. Следует помнить, что делить отпуск на части можно только с письменного согласия работника», — дополнила Светлана Титор.
При делении отпуска на части хотя бы одна из них должна длиться не меньше 14 календарных дней (4).
2. Как рассчитать отпускные?
Для расчета средней заработной платы для отпускных берется весь заработок сотрудника за 12 месяцев, предшествующих месяцу ухода в отпуск. Например, если работник решил отдохнуть в июле 2026 года, то заработок берется за период с июля 2025-го по июнь 2026 года включительно. Весь суммарный доход делится на количество календарных дней за отработанный период.
«Если в указанный период по каким-то причинам сотрудник не работал (например, находился в отпуске без сохранения зарплаты или болел), то из расчета эти периоды исключаются. В средний заработок включают все виды оплаты труда работника, в том числе компенсационные и стимулирующие выплаты», — пояснила Светлана Титор.
3. Как считается длительность ежегодного оплачиваемого отпуска?
Продолжительность отдыха исчисляется в календарных днях. При этом нерабочие праздничные дни, которые приходятся на период отпуска, в него не включаются и не оплачиваются. Соответственно, период законного отдыха продлевается на число таких праздничных дней. В то же время обычные выходные дни включаются в расчет отпуска, и за них сохраняется средний заработок.
Список источников:
1. Глава 19 «Отпуска» Трудового кодекса РФ.
2. Статья 122 «Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков» ТК РФ.
3. Статья 115 «Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска» ТК РФ.
4. Статья 125 «Разделение ежегодного оплачиваемого отпуска на части. Отзыв из отпуска» ТК РФ.
5. Статья 123 «Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков» ТК РФ.
