Компания, которая недооценивает важность хорошо настроенного кадрового учета, рано или поздно обратит на себя внимание органов надзора. Штрафы и другие санкции за ненадлежащую кадровую политику могут ударить не только по репутации бизнеса, но и подорвать его финансовое благополучие. Чтобы этого не случилось, рассмотрим, как в современных условиях правильно организовать работу.
Что такое кадровый учет
Все процессы внутри компании, связанные с профессиональными отношениями, относятся к кадровому учету. Эта система включает в себя всю документацию, которая основана на положениях трудового права. Часть базы, которая устанавливает общие правила работы, называется локальными нормативными актами. Например, положения о персональных данных или об аттестации. Эти материалы действуют для всех сотрудников компании или ее части.
Кадровый документооборот должны вести индивидуальные предприниматели, общественные и государственные организации, у которых есть наемные работники. Система охватывает разработку локальных нормативных актов, оформление трудовых отношений и безопасное хранение персональных данных сотрудников.
Зачем нужен кадровый учет и что в него входит
Хотя управленческий документооборот — сугубо внутренняя функция, его полнота и точность напрямую влияет на благополучие самой компании и ее работников. Разберем подробнее, зачем необходим кадровый учет и что в него входит.
1. На предприятии должны храниться личные дела сотрудников. Документы из персонального дела фиксируют наиболее важные этапы трудовой биографии. Дело формируется постепенно. Частично оно состоит из документов, предоставленных сотрудником, — трудовой книжки, документа об образовании и квалификации. Остальные носят распорядительный характер и издаются работодателем. Например, приказы:
- о перемещениях по службе;
- о поощрениях и привлечении к дисциплинарной ответственности;
- о предоставлении отпуска без содержания;
- о премировании.
2. Собранные сведения помогают руководителю своевременно решать производственные задачи. Например, разрабатывать программы обучения, поручать сотрудникам более сложную и ответственную работу, вовремя замещать образовавшиеся вакансии.
3. Четко налаженный кадровый учет защищает права работников и снижает вероятность производственных конфликтов. Если в организации правильно организован процесс управления, работник вовремя уйдет в отпуск, получит признание трудовых заслуг, без проблем оформит налоговый вычет, а в случае выхода на пенсию не будет вынужден доказывать право на выплаты в судебном порядке.
4. Кадровое делопроизводство необходимо для юридической защиты организации.
5. Слабая кадровая политика может препятствовать компании выполнять свои обязательства не только в области трудовых отношений, но и перед бюджетом. Ошибки в соблюдении трудового и налогового законодательства могут обойтись бизнесу в сотни и даже миллионы рублей штрафов.
«В ходе организации кадрового делопроизводства важно определить сотрудников, ответственных за ведение документации. Установленные нормативы численности таких работников в зависимости от количества персонала организации отсутствуют. При этом в среднем на одного человека, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, приходится 150–200 работников организации», — рассказала Татьяна Власова, к. э. н., доцент кафедры менеджмента и маркетинга Белгородского государственного национального исследовательского университета.
Список источников:
1. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
2. Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
3. Приказ Федеральной службы по труду и занятости от 01.02.2022 года № 20 «Об утверждении форм проверочных листов (списков контрольных вопросов) для осуществления федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права».
4. Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 года № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
Автор: Татьяна Гусева
Эксперт: Татьяна Власова, к.э.н., доцент кафедры менеджмента и маркетинга Белгородского государственного национального исследовательского университета
