Все юридические лица, кроме ИП, раз в год проводят инвентаризацию, которая сопровождается заполнением инвентаризационной описи. Она фиксирует недостачу или избыток продуктов, сырья или основных средств. Хранятся такие документы не менее пяти лет. В материале приведем определение инвентаризационной описи, перечислим цели ее заполнения и расскажем, кто и где должен держать такие документы и контролировать их сохранность.
Что такое инвентаризационная опись и для чего она нужна
Этот документ оформляется по итогам инвентаризации и содержит перечень всех объектов, находящихся на учете в организации, а также их характеристики и состояние с указанием недостачи или излишков. Инвентаризационная опись используется для систематизации данных о наличии и состоянии имущества, а также для контроля за его сохранностью. Это важный инструмент управления активами, который помогает контролировать ресурсы компании.
Бланк инвентаризационной описи бухгалтер распечатывает до начала проведения инвентаризации. В нем должны быть указаны количество и величина активов по данным бухгалтерского учета. В ходе проверки эти сведения сравниваются с фактическим наличием и состоянием имущества, информация вносится в опись. Таким образом сравниваются данные бухгалтерии с тем, чем на самом деле владеет предприятие.
Перечислим основные цели создания инвентаризационной описи:
- контроль за имуществом: позволяет проверить наличие активов и их соответствие данным бухгалтерского учета;
- обнаружение расхождений: помогает выявить возможные потери, недостачи или излишки имущества;
- анализ состояния активов, что может быть полезно для планирования ремонтов или замены;
- обоснование отчетности: обеспечивает достоверность данных о наличии активов;
- инвентаризационная опись может служить доказательством в случае споров или проверок со стороны контролирующих органов.
Срок хранения инвентаризационных описей
Инвентаризационные описи хранятся в течение пяти лет. Отчет срока ведется с 1 января года, следующего за датой составления документа. Например, если инвентаризация проводилась в мае 2025 года, хранить документы нужно до 1 января 2031 года в сейфе директора или главного бухгалтера (4).
Список источников:
1. Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 года № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
2. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.1995 года № 49, на официальном сайте Минфина России.
3. Приказ Минфина России от 30.03.2015 года № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаниях по их применению».
4. Федеральный закон от 06.12.2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
