В России разрабатывают четыре вида должностных инструкций. Они бывают общими, специальными, индивидуальными и предназначенными для руководящих должностей. С помощью эксперта объясним, зачем нужен этот документ, чем разные его виды отличаются друг от друга, а также расскажем об учете должностным инструкций в 2026 году.
Что такое должностная инструкция
Это официальный внутренний документ организации с подробным описанием требований к работе сотрудника, его должностных обязанностей и прав, обеспеченных трудовым законодательством. Должностные инструкции (ДИ) могут быть как общими для ряда специалистов с описанием их функций, ответственности и порядка подчинения, так и разработанными индивидуально для отдельных сотрудников.
Согласно статье 47 Федерального закона №79-ФЗ, для госструктур ДИ обязательны. Для частных организаций Трудовым кодексом РФ их разработка не предусмотрена. Однако в ряде случаев именно должностная инструкция позволяет разрешить конфликты и защитить права как работодателя, так и работника (1).
Виды должностных инструкций для специалистов
Как правило, ДИ разрабатываются для всех должностей, указанных в штатном расписании. В зависимости от рода деятельности компании и уровня ответственности сотрудника должностные инструкции делятся на четыре вида.
Общие
Составляются на основании типовых нормативных актов для таких стандартных позиций, как бухгалтер, HR-специалист или юрист.
Специальные
Создаются с учетом особенностей определенной отрасли для таких узкопрофильных специалистов, как инженеры или врачи.
Индивидуальные
Такие ДИ адаптированы под конкретные условия организации и включают определенные требования к работе с учетом специфики деятельности.
Для руководящих должностей
Разрабатываются для руководства компании, включая генерального директора, начальников отделов и главного бухгалтера.
Учет должностных инструкций
Расскажем о правилах ознакомления с должностными инструкциями и их хранения в организации. После разработки, утверждения документа и ознакомления с ним сотрудника следуют два основных этапа работы с ДИ.
1. Должностную инструкцию подписывает сотрудник, для которого она предназначена, и руководитель компании. Документ составляется в двух экземплярах — один отдается работнику, другой остается у работодателя.
2. Для фиксации подписания и передачи документа заводится журнал ознакомления с должностной инструкцией, в котором работник тоже расписывается. Зачастую на этом процесс работы с документом заканчивается.
Сроки хранения ДИ указаны в статье 22.1 Федерального закона от 22 ноября 2004 года № 125-ФЗ (3). Началом срока хранения считается не дата создания документа, а 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.
К примеру, индивидуальные должностные инструкции должны храниться 50 лет, если делопроизводство по ним завершилось после 1 января 2003 года, и 75 лет, если до 1 января 2003 года. Типовые ДИ хранятся три года после замены их новыми.
При этом обязательная регистрация ДИ законом не предусмотрена. Тем не менее наличие журнала регистрации и ознакомления с ДИ в ряде спорных случаев может заметно упростить задачу по их решению (3).
Список источников:
1. Федеральный закон от 27.07.2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ».
2. Статья 21 «Основные права и обязанности работника» Трудового кодекса РФ.
3. Федеральный закон от 22.11.2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».